【リモートワークでの新人教育】教えるときのポイントやコツをご紹介

といった疑問にお答えします。

時代の変化により、日本でもリモートワークやテレワークが普及してきています。

働く場所や環境に縛られないことがリモートワークの良さですが、さまざまな課題もあります。

課題の1つとして挙げられるのが、「新卒や中途で入社してきた新人に対する教育」です。

職場では口頭や身振り手振りなどで伝えることができ、表情や進捗具合で新人の理解度を確認できます。

しかし、リモートワークでは状況が見えないので「うまく伝わっていなかった」・「間違った捉え方をされてしまった」などを、作業完了後に初めて知るという経験をされている方は多いはずです。

対面とはまた違った教育の難しさに頭を抱えている方にむけて、ツール別の教え方などについてまとめていますので、参考になれば幸いです。

結論：時と場合に応じて文字・電話・ビデオ通話・動画作成などで教える

では、見ていきましょう。

リモートワークでの新人教育方法

会社や人によって様々な教育方法がありますが、共通点は「マニュアル」ではないでしょうか。

作業の進め方やツールの使用法など、何かを教えるときは「ああしてこうして」と手順を伝えますよね。

そして、何もわからない新人さんを戦力にすることが、新人教育です。

新人教育において、「相手は何も知らない人」を念頭におくことが大前提のコツかと思います。

自分が新人だったころ、「どんな言葉がわかりやすかったか」・「どんなことに疑問を持ったか」を思い出してみてください。

初心にかえることで、相手の気持ちになって説明することができます。

リモートワークで新人教育をするさいに使用するツールは主に4つあります。

• 文字やテキスト
• 電話
• ビデオ通話
• 動画作成

細かく分類するといろいろなツールがありますが、おおまかなグループ分けをすると上記4つがメインどころになります。

環境や相手に合わせて、また、自分自身がやりやすい方法をお試しください。

では、1つずつ見ていきましょう。

文字やテキスト

メールやチャットワーク・ワードやエクセルなど、アプリやソフトに文字をおこして説明する方法です。

送受信側ともに履歴が残るので、あとで振り返りやすいことが特徴です。

一方で、すべて文字で表現するので、細かく説明をするとかなりの長文になります。

しかし、相手は何もわからない人なので、データの格納場所や操作手順など、マウスをクリックする順番までを事細かく書いてあげると良心的かつ一度の説明で終わりやすいです。

文字だけで伝えるのは難しそうという場合は、Officeソフトなどで画像や図などを用いると良いでしょう。

細かく説明をするときに長文は避けられないため、文字説明での最大のコツはなるべく箇条書きをすることです。

悪い例と良い例を見てみましょう。

工程や作業内容が多いほど、長文になって見づらくなります。

てん（・）や、矢印（→）などの記号を用いて、単語を羅列します。

箇条書きは「～してください」などの言葉がないので、「年上の新人にはちょっと使いにくい」と思うかもしれません。

しかし、スッキリした見た目になって文字を追う負担が減るので、理解してもらいやすいです。

「お願いします」という気持ちやフォローの言葉を最初と最後に入れておくと、相手も不快に思いません。

仕事を依頼するときの簡単な例を書いてみます。

相手との関係性に合わせて前置きや終わりの文章はアレンジしても良いですし、定型文のごとく全員に対して同じでもOKです。

電話

文字説明に比べて通話は数分で終えることができます。

電話越しに相手の反応をうかがいながらのやり取りが可能なので、理解度をリアルタイムで確認できることが特徴です。

電話説明をする際の注意点やコツは下記の内容です。

「発信のタイミングが悪かった」や、「言ったことが伝わっていなかった」などが生じやすいので、話し手は細心の配慮を意識しましょう。

ビデオ通話

電話の顔が見えるバージョンで、オンライン通話ともいいますね。

声が聞けて表情や動作が見えるビデオ通話は、直接会っているときとほとんど変わらないかもしれません。

見てほしい資料などがある場合は画面に映すことで共有ができます。

「見る・聞く」を同時にできるので、文字や電話と比べて説明が伝わりやすいです。

雑談しつつ和やかな雰囲気でやり取りができます。

ビデオ通話をする際のコツは下記が挙げられます。

①：顔が見えているとだらだらと話をしてしまう可能性が高まります。

時間を決めて終わりを意識しましょう。

②：事前準備をしっかりしておき、なるべく一度で終えられるように伝達事項はまとめておきましょう。

動画作成

文字や口頭ではなく動画などを作成して説明する方法です。

自分が説明している姿や操作手順を映した映像などがあります。

見て覚えられるので実践的に教えられます。

教わる側も作業のイメージがしやすくなります。

操作方法などを映した動画であれば、文字を打たない・話さないので楽というメリットがありますが、手順や内容が変わったときに作り直しが必要になります。

まとめ

リモートワークでの新人教育には文字や電話・ビデオ通話や動画作成などの方法があります。

人に教えるときは、「どうすれば伝わるか」を考え、わかりやすく丁寧に伝えることを心掛けましょう。

自分が得意な伝え方を見つけ出し、相手に合わせて様々な方法を組み合わせるなどの工夫が必要です。

どんな方法をとってもリモートでの新人教育は難しいものです。

説明というのは”100％”伝わることは少ないかもしれません。

教える側・教わる側の双方が、日々勉強だと思います。

新人は「わからなくて当たり前」なので、どうか寛容な心で対応してあげてくださいね。

以上です！読んで頂きありがとうございました！