【日報】「書く意味がない」を解消する3つの方法

といった疑問にお答えします。

従業員の業務内容や状況を管理するために、日報を導入している会社は多いです。

しかし、「日報ってめんどくさいし書く意味あるの？」と思うのが従業員の本音です。

とはいえ、日報を取り入れている会社で働いている限り、書かないわけにはいきません。

一度でも「意味ないのでは…」と思ってしまうと、日報の存在がストレスになってきますよね。

なぜ意味がないと感じてストレスになるのか、意味のあるものにするためにはどうすればいいのか、などについてまとめたので有意義な日報ライフの参考になれば幸いです。

結論：自分のために書くと意味のある日報になる

では、見ていきましょう。

日報とは

日報は、「一日の業務内容をまとめて上司や会社へ報告する」という流れが一般的です。

メールや紙・エクセルやワードなど使用する媒体はさまざまで、フォーマットがある会社もあれば、完全にフリースタイルという会社もあります。

日報の主な項目としては「振り返り」、「情報共有」、「進捗共有」があり、たとえば下記の内容が挙げられます。

その日の業務内容を記載することで、自分がどんな業務をしたのかを記録できます。

また、作業中にあった気づきやイレギュラーなどを記載することで、情報共有にもなります。

最後に、仕掛中の業務や明日やることなどを記載しておくと進捗共有やメモになり、翌日スムーズに業務に取り掛かることができます。

しかし、使用媒体やフォーマットがあるかどうかは関係なく、「日報はとにかく面倒なだけで意味があるとは思えない」と思っている方は多いはずです。

日報が無意味と感じるのはなぜか

日報に意味を感じない理由は心理的要素が強く、主に下記の3点が挙げられます。

1. 書いて終わり
2. 行動の監視
3. 面倒くさい

①書いて終わり

一日の業務を振り返って日報にまとめて報告したあと、フィードバックやレスポンスが無いという状況です。

一方通行で何も得られず、書く気が失せてしまうのも無理ありません。

日報について何も触れられない状態が続くと、「読まれていない」と思ってただ書くだけの作業となり熱量も下がります。

②行動の監視

• 「人事評価の判断材料にするため」
• 「業務量や進捗確認をするため」
• 「業務ごとの時間を集計するため」

といった理由で書くことが多い日報。

ほんとうに上記3点のような理由のみで日報を導入している会社もあるでしょう。

しかし、「行動の監視」も一理あります。

日報を書くとなれば従業員はサボれないですからね。

結果・成果主義の人はとくに、過程を報告することは行動を監視されているように感じて懸念を抱きます。

報告した日報に関して何もフィードバックなどがなかったら尚更です。

また、「毎日・毎月ルーティンワークで変化や気づきがない」、「そもそも業務量が少なくて書くことがない」といった場合も日報の提出は苦になります。

「ネットサーフィンをしていました」とは書けないので、仕事をしていなくても日報を書かないといけないのは大変です。

③面倒くさい

• 時間がかかる
• 文章を書くことが苦手

作業時間を記載しなければならない場合、「何時から何時まではこの作業をした」ということをある程度覚えておかなくてはなりません。

忙しすぎて思い出せなかったり、覚えておくためにメモを取るなどしていると、日報を書くということに1つの作業が増えます。

きりの良いタイミングで少しずつ書いていると、日中の業務が進んでいる気がしません。

しかし、一日の終わりにまとめて書くと仕事で疲れた頭が働かないということもあります。

どちらにせよ、「日報は時間を取られている」という感覚になるのです。

また、話すことが苦手な人がいるように、文章を書くことが苦手な人もいます。

いつまでも慣れないという方にとって日報を書く作業は苦痛です。

業務内容ではなく文章力について指摘されたりするとすごくヘコみますよね。

上記のような日報は何の生産性もありません。

最後に、少しでも負のイメージをなくして、意味のある日報にするためにはどうすればいいのかを見ていきましょう。

意味のある日報にするためには

結論として、日報が無意味と感じることに挙げられた内容と逆のことをして、自分のために書くと意味のある日報になります。

1. 目的を明確にする
2. 日報を通して意思疎通をはかる
3. ステップアップのために活用する

①目的を明確にする

会社は従業員に「なんのために日報を書いているのか」を明確に伝え、従業員は日報を書く目的をしっかり理解し、意味のある日報を書くように心がけましょう。

② 日報を通して意思疎通をはかる

仕事の一部である日報を一方通行としてはいけません。

書いたら終わりではなく、上司や管理者は日報に目を通したらフィードバックやコメントをするなど、日報を通してコミュニケーションをとりましょう。

毎日でなくとも週に1回や月に数回などでも十分です。

上司から一言コメントがあるだけで従業員は「見てもらえている」と思え、日報を書くモチベーションが保てます。

また、進捗共有などのヒアリングをすることで、新たな業務の割り振りなどがしやすくなります。

従業員は新しいことにチャレンジできて業務幅が広がり、日報だけでなく業務全体へのモチベーションが上がるかもしれません。

ひとりひとりのモチベーションと生産性をアップさせると、チームや会社全体の指揮もあがって良い連鎖反応が起こる可能性が高まります。

③ステップアップのために活用する

「業務内容の把握」に加えて「人事評価の参考物」が日報を書く目的の1つとなっている場合もあります。

日々の行動を細かく書くことで「いま自分ができること」をアピールし、評価につなげるという方法がとれます。

チャレンジしていきたいことなどを記載しておくと、業務幅を広げるチャンスが訪れる可能性は高まるでしょう。

さらに、日報を書き続けることで文章力が身に付き、様々な場面で活かすことができるかもしれません。

日報を書くことで得られる明るい未来を想像できると、少しは有意義な日報時間を過ごせるのではないでしょうか。

自分がステップアップする手段の1つとして日報を活用しましょう。

まとめ

日報は日々の仕事内容を記載して上司や会社にわたす報告物です。

活用方法は会社によって異なり、しっかり運用できている会社もあれば、運用できていない会社もあります。

日報を書くことに意味を感じないのは、うまく活用できていないことや心理的要素が主な原因となります。

ただ書いて終わりとせず、明確な目的をもって前向きに取り組めると、意味のある日報ができあがるでしょう。

コミュニケーションツールやステップアップの1つとして活用できると、社内コミュニケーションが活発になり会社全体の成長につながる可能性も高まります。

日報を取り入れるからには、会社と社員が同じモチベーションとなれるように心がけましょう。

以上です！読んで頂きありがとうございました！